あっ 忘れた…をこれで防ごう！

日々、いろんな事に追いまくられつい重要な事を忘れてしまう…小田さんのツアー参戦では取り返しのつかないことになってしまいます。

今回は複雑に錯綜するスケジュールを「見える化」してやるべきことを漏らさずに実行する手助けになる表を作りましょう…というオハナシです。

今はまだそんなにスケジュールが立て込んでいませんが、これから各プレイガイドがプレオーダー、プレリザーブ、やセブンイレブン先行等々販売されてくると頭がごちゃごちゃになってきます。挙句の果て申込を忘れた！とTwitterに嘆きの投稿をする始末！これではいけません。この表があればダイジョウブ！

前提条件がありましてパソコンがありMicrosoft社のExcelがインストールされている必要があります。

Excelってなに？とおっしゃる方は今回はスルーしていただいて結構です。

面白そうだな…と思われたらパソコンを購入して…。←ツアー前の資金を増やす時期なのに！

準備するもの

・パソコン

・Microsoft Excel

Excelの「条件付き書式」という魔法のしくみを利用しますのでどなたでも簡単に作成することが出来ます。

作成手順

①エクセルを立ち上げ以下の通り項目を入力します。

・A列１、2行目：区分

・B列１、2行目：予定項目

・C列１、2行目：開始日

・D列１、2行目：終了日

・E列１、2行目：時刻

・F列以降の1行目：「月日」　

・F列以降の2行目：「曜日」

②月日、曜日を千秋楽まで入力する

・F列１行に「3/1」と入力します。するとあらあらフシギ…「３月１日」と表示してくれます。

・F列２行に３月１日の曜日である「水」を入力します。

・F列1行をクリックし人差し指をマウスに押したまま2行目にずらし、そのまま右にずらし適当なところで止めて人差し指を離す。8月2日(水)になるまで右にドラッグします。

③表示させる範囲を指定する

魔法のしくみ（条件付き書式）を適用する範囲を指定します。横は千秋楽の日（8月2日）まで、縦は予定項目の数だけ広げます。この範囲外は表示されませんので多めに広げておくのがコツです。

④魔法のしくみ（条件付き書式）を設定

・③で広げた雲がかった範囲を消さないように注意しながら「条件付き書式」をクリック

・「新しいルール（N）…」をクリック

・「▶数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリック

・以下の数式を赤丸の欄に貼り付けます。（ここで…ワケわかんな～い…と中断してはなりませぬ！踏ん張りましょう！）

=AND($C3<=F$1,$D3>=F$1

C3（開始日）からD3（終了日）の期間を範囲指定の（＝雲がかった）ところ内に表示しますよ～という式です。

＄マークはそれ以降の行（予定項目）でも同じルールで表示しまっせ～というシルシです。

ここで注意すべきことは③でドラックして出来た雲がかったものが消えていないかどうか？…です。

消えていればもう一度③のドラッグをして雲がかった状態で④の魔法のしくみの設定をしましょう。←めんどうやな。あっ！急に用事を思い出した。←逃げてはダメだよ～。←なんでここだけ東京弁やねん？

塗りつぶす色を選択

開始日から終了日の期間を塗りつぶす色を選びます。お好きな色をどうぞ！

・「書式（F）」をクリック

色を選びます。付き人は晴れわたる青空の色を選択しました。

・色んな効果をつけることも出来ます

「塗りつぶし効果（I）」をクリック

他にも・・・

「パターンの種類（P)」の「∨」をクリック

今回はシンプルイズベストで何も装飾はせずにしておきます。

⑤予定項目を入力

スケジュール管理をする項目を入力します。

「区分」は雑多なスケジュールを管理する場合に役立ちます。

「T」はチケット関係

「交」は交通関係

「H」はホテル関係

ツアー関連だけでなく・・・

「介」はご家族の介護関係

「医」は通院関係

「歯」は歯医者

「美」は美容室

「O」はオフ会

等々雑多な予定もどんどん入力してスケジュールの一元管理をすることも出来ます。

Excelのフィルター機能を使用して区分ごとに表示させることが出来ます。

チケット争奪戦だけの管理表にするなら区分欄は空欄でOKです。

抽選受付と当落発表、そしてチケット代金がコンビニ払等の場合、払込期間も入力しておくと払い忘れ防止になり安心です。

⑥開始日、終了日、時間を入力

必ず原本を見ながら入力しましょう。ここで日付や時間を間違うとせっかく苦労して作成した管理表が台無しになってしまいます。

１日だけの場合「開始日」「終了日」の欄は同じ月日を入力します。

受付終了時刻は必ず入力しておきましょう。たいていは「23：59」ですが「12：00」や「18：00」の場合もあるので要注意です。

まだ未発表の項目は空けておき、告知され次第追加しましょう。

おわりに

Excelって仕事以外に私用で使うことはなかなか無いです。

しかし使いだすと非常に便利なもので今まで電卓でポチポチしていたものがExcelであっという間に！

小田さん関連でも…

・セットリストを記録し集計、分析

・小田さんのお召し物の記録、集計、分析

・各プレイガイドのチケット販売パターン記録、分析

・遠征費用の記録、集計←怖くて見たくもない！

等々、活用する場面は多岐にわたります。

しかもそれらのデータは削除されない限り残ります。

次回のツアーの参考資料として利用できます。

最初のExcelの表の仕込みが大変ですが最初だけです。

あとは予定項目を追加していくだけという単純作業です。

【ご注意】

パソコンも機械モノなので急に故障したりして、せっかく作った管理表が見れなくなるケースも想定されます。こまめにデータを外付けハードディスクやUSBメモリにバックアップされることをおススメします。

この表を有効に活用いただき無事に小田さんのコンサートを鑑賞されることをお祈りしております。